Una guida mirata per inviare un sollecito tracciabile con gli identificativi, il contesto e le nuove informazioni necessari per esaminare una richiesta.
Mantieni insieme il contesto originale
Quando possibile, rispondi nella conversazione originale via e-mail o messaggio. Inizia indicando la data del primo contatto, il canale utilizzato e una breve descrizione del problema originale. Se hai ricevuto un numero di riferimento o di ticket, includilo esattamente come mostrato. Non inventare un riferimento se non ne è stato assegnato uno.
Aggiungi gli identificativi corrispondenti al problema
Per una domanda su un ordine, fornisci il numero dell’ordine e l’indirizzo e-mail utilizzato al momento del pagamento. La pagina Contatti di SEWARD richiede espressamente entrambi. Per una domanda su un prodotto, includi il nome del prodotto o il link alla pagina e indica il dettaglio che desideri venga confermato. Per problemi di consegna, aggiungi l’ultimo stato del tracking o l’avviso di spedizione pertinente, se disponibile. Questi dettagli aiutano a distinguere il tuo caso da un’altra richiesta senza richiedere informazioni personali non necessarie.
Spiega cosa è cambiato e di cosa hai bisogno
Separa i nuovi fatti dalle informazioni già inviate. Ad esempio, indica un nuovo messaggio di errore, un cambiamento nello stato dell’ordine, un ulteriore evento relativo al pacco o la data in cui è trascorso un passaggio previsto. Poi poni una domanda chiara, ad esempio se il pagamento è stato associato, se la spedizione è avvenuta o quale azione sia richiesta successivamente.
Allega solo il materiale utile a rispondere a quella domanda. Evita di inviare ripetutamente la stessa grande raccolta di immagini. Uno screenshot pertinente o una ricevuta con i dati sensibili oscurati può essere utile, ma nascondi i numeri completi di carta o conto, le transazioni non pertinenti, le password, i codici di sicurezza e i codici di verifica. Concludi chiedendo al servizio clienti di confermare lo stato attuale e il prossimo passaggio applicabile; l’esito dipende comunque dai dati relativi all’ordine o alla richiesta effettivi.