Mantieni le integrazioni in un’unica conversazione tracciabile, collega ogni file al problema che dimostra e chiedi all’assistenza di indicare esattamente cosa non è ancora chiaro.
Indica all’assistenza l’invio precedente
Quando viene richiesta nuovamente la stessa prova, rispondi, ove possibile, nella conversazione originale. Indica la data del precedente invio, i nomi dei file e quale parte del problema segnalato doveva mostrare ciascun file. Se esiste un riferimento del caso o un numero d’ordine, ripetilo nell’oggetto e nel corpo del messaggio.
Una breve mappa delle prove è più utile che limitarsi a dire che è già stato inviato tutto. Ad esempio, indica quale immagine mostra l’articolo intero, quale l’area interessata e quale l’imballaggio o l’etichetta di consegna. In questo modo il revisore può individuare il materiale pertinente senza dover ricostruire la cronologia.
Chiedi cosa manca o non è leggibile
Chiedi una spiegazione specifica della carenza: un allegato non era disponibile, l’immagine non era chiara oppure serve una vista o un documento diverso? Una richiesta ripetuta non significa necessariamente che il caso sia stato rifiutato. Può indicare che un file non è arrivato, non ha potuto essere aperto o non mostrava il dettaglio necessario per la revisione.
L’attuale pagina “Refunds & Returns” di SEWARD richiede il numero d’ordine, i dettagli della consegna, una descrizione e fotografie nitide dell’articolo, del problema e dell’imballaggio. Anche la pagina “Contact Us” chiede ai clienti che hanno effettuato un ordine di includere il numero d’ordine e l’indirizzo e-mail usato al momento del pagamento. Usa questi identificativi in modo coerente, ma non inviare i dati completi della carta di pagamento.
Invia nuovamente solo il necessario e conserva il contesto
Invia la sostituzione o le prove aggiuntive richieste con nomi di file descrittivi e indica se integrano o sostituiscono un file precedente. Evita di aprire più richieste, salvo diversa indicazione dell’assistenza, perché conversazioni separate possono frammentare la documentazione. Conserva copie dei messaggi, degli allegati e delle date di invio.
L’invio delle prove avvia o prosegue una revisione; non garantisce un rimborso o una sostituzione. La risoluzione finale dipende dal problema, dalle informazioni esaminate e dalla disponibilità. Se l’ordine è stato effettuato presso un venditore terzo, segui la procedura effettiva di quel venditore invece di presumere che si applichi la procedura di contatto del negozio diretto SEWARD.